Einlasskontrolle per Android-App

Das Malteser Bildungszentrum (MBZ) Euregio Aachen führt gemeinsam mit weiteren Partnern und in enger Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum der RWTH-Aachen regelmäßig Weiterbildungsveranstaltungen für medizinisches Fachpersonal durch. Auf Basis einer von der Databay AG entwickelten Webanwendung in Verbindung mit einer Android-App konnten die Teilnehmerregistrierung sowie die Ein- und Auslasskontrolle nun erfolgreich digitalisiert werden.

Die Registrierung der Teilnehmer für eine Veranstaltung erfolgt nun über ein von der Webseites des Veranstalters verlinktes Portal.

Die Teilnehmer können sich dann in einem login-geschützten Bereich eine personalisierte Teilnehmerkarte herunterladen, die für alle Fortbildungsveranstaltungen gleichermaßen gültig ist. Beim Besuch einer Veranstaltung wird die Teilnehmerkarte über einen aufgedruckten QR-Code gescannt und die Teilnahme dadurch erfasst. Der Scan erfolgt dabei über eine ebenfalls von der Databay entwickelte Scan-App, die ohne den Umweg über einen App-Store direkt auf Smartphones des Auftraggebers installiert werden kann.

Da die Ausstellung einer Teilnahmebescheinigung an den Verbleib während der gesamten Veranstaltung geknüpft ist, werden die Teilnehmerkarten auch beim Verlassen der Veranstaltung erneut gescannt.

Peter Reichartz vom MBZ Euregio: "Die Ablösung der alten, manuellen Erfassung von Teilnehmern durch den digitalen Prozess erleichtert uns die Durchführung der Veranstaltungen enorm und entlastet unsere Mitarbeiter bei der Erfassung der Teilnehmer. Unsere Gäste freuen sich über den deutlich reduzierten Zeitaufwand beim Ein- und Auslass!"

Wurden früher nach Beginn einer Veranstaltung unter hohem Zeitdruck halb automatisiert Teilnehmerbescheinigungen generiert, so wird auch diese Aufgabe inzwischen von der Webanwendung übernommen. Den Teilnehmern steht nach dem Scannen der Teilnehmerkarte beim Verlassen der Veranstaltung ihr Zertifkat sofort zum Herunterladen zur Verfügung.

Im geschützten Login-Bereich kann jeder Teilnehmer alle seine erworbenen Zertifikate jederzeit erneut herunterladen - die Suche nach Originalausdrucken zum Jahresende, wenn die Bescheinigungen dem Arbeitgeber vorgelegt werden müssen, entfällt.

Die innovative Softwarelösung kam am 20.11.2019 im Rahmen des 43. Forum Notfallmedizin erstmalig zum Einsatz und stieß bei Veranstalter und Teilnehmenden gleichermaßen auf Begeisterung.