Ab ILIAS 9.x
Umantis-Schnittstelle
Die Integration von "Umantis" mit ILIAS optimiert die Weiterbildungsprozesse durch eine nahtlose Verbindung Ihres Learning-Management-Systems mit der etablierten Personalmanagementplattform. Durch die reibungslose Schnittstellentechnologie von Umantis und ILIAS wird Umantis weiterhin als zentrales Instrument für das Talentmanagement verwendet, während ILIAS als E-Learning-Plattform für die laufenden Lernaktivitäten Ihrer Mitarbeiter dient. Diese Integration bietet klare Strukturen und durchgängige, automatisierte Prozesse innerhalb der Lernplattform, von denen sowohl die Lehrenden als auch die Verwaltung und die Lernenden profitieren.
Wie funktioniert es in der Praxis?
Wir haben für einen renommierten Kunden aus der Medizinbranche eine maßgeschneiderte Schnittstelle zwischen ILIAS und der Personalverwaltungssoftware Umantis erstellt. Der Kunde verwendet Umantis als zentrale Plattform zur Verwaltung von Seminaren und Teilnehmern, während die Lernenden hauptsächlich in ILIAS arbeiten. Das Ziel dieser speziell angepassten Schnittstelle war es, Buchungen und Stornierungen von Kursen nahtlos von Umantis zu ILIAS zu übertragen und den Schulungserfolg der Teilnehmer von ILIAS zurück an Umantis zu melden. Diese Praxis zeigt eindrucksvoll, wie eine individuelle ILIAS-Schnittstelle die Integration von Lern- und Personalmanagementsystemen optimieren und die Performance verbessern kann.
Benutzerdaten-Import und -Verwaltung:
Mithilfe einer Standard-ILIAS-Funktion, der LDAP-Schnittstelle, werden die Benutzerdaten des Kunden aus dem zentralen Nutzerverzeichnis direkt in ILIAS übertragen. Die Zuordnung der Benutzer zu den entsprechenden Kursen erfolgt durch Matrikelnummern und ILIAS Kursreferenz-IDs.
Kommunikation zwischen Umantis und ILIAS:
Umantis agiert als übergeordnetes System, das steuert, welche Teilnehmer in welchen ILIAS-Kursen Mitglied sein sollen. Umantis erstellt dafür XML-Dateien, die ILIAS über ein CronHook-Plugin in bestimmten Zeitintervallen abruft. Behandelt werden dabei die Kursbuchungen und Kursstornierungen. Im Falle eines Fehlers, wie beispielsweise nicht korrektem XML-Format, wird automatisch ein Fehlerprotokoll erzeugt und an eine beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.
Kursfreigabe für die Schnittstellenkommunikation:
In den Einstellungen eines ILIAS-Kurses kann ein verantwortlicher Kursadministrator über eine Einstellung (Checkbox) bestimmen, ob der Kurs von der Umantis-Schnittstelle berücksichtigt werden soll. Wird die Synchronisation für einen bestimmten ILIAS-Kurs abgewählt, erfolgt kein Austausch von Kursmitgliedschaften und Lernerfolgen mit Umantis.
Mittels eines Event-Hook-Plugin werden Lernereignisse von ILIAS-Benutzern an ILIAS-Kursen registriert und in eine Abarbeitungsschlange (Queue) eingereiht. Das Plugin liefert eine Übersicht mit Filtern und Sortiermöglichkeit über alle aufgetretenen Lernstandwechsel, z.B. Kursbearbeitung begonnen, Kurs bestanden, durchgefallen etc.. So kann der Kunde sich einen Überblick der zu übertragenden Lernereignisse verschaffen. Da viele Lernereignisse kurz hintereinander und von vielen Teilnehmern gleichzeitig entstehen können, erfolgen Registrierung und Übertragung von Lernereignissen getrennt voneinander. Dadurch werden ein negativer Einfluss auf die Performance der Plattform sowie Timeouts durch Überlastung wirksam vermieden.
Das dritte Plugin - ein weiteres CronHook-Plugin - sorgt dafür, dass die oben erwähnte Queue bearbeitet wird. In festen Intervallen werden alle noch zu übertragenden Lernereignisse bestimmt und in einem XML-Dokument verpackt über die von Umantis bereitgestellte SOAP-Schnittstelle übertragen. Sofern Umantis die Übertragung erfolgreich quittiert hat, werden die Ereignisse in ILIAS als "bearbeitet" markiert und aus der Schlange entfernt.
Technische Details
- Ab ILIAS 9.x
Key-Features
- Nahtlose ILIAS-Umantis Integration
- Automatisierte Kursbuchungsübertragung
- Effiziente Handhabung von Lernereignissen
- Automatisierte Fehlerberichte
Kosten & Fortentwicklung
Dieses PlugIn steht als Open-Source-Erweiterung für ILIAS lizenzkostenfrei zur Verfügung. Für eine Erweiterung des PlugIns oder die Bereitstellung für eine höhere ILIAS-Version sprechen Sie uns gern an.
Anwendungsbeispiel:
Frau Müller erstellt einen neuen Personalentwicklungskurs in Umantis. Automatisch entsteht ein korrespondierender ILIAS-Kursraum mit allen Teilnehmern. Wenn sich der Kursstatus eines Teilnehmers in ILIAS ändert, beispielsweise von "in Arbeit" auf “bestanden”, wird dieses Ereignis erfasst. In festgelegten Intervallen werden diese Änderungen gebündelt an Umantis übermittelt. Sollte es hierbei zu einem Übertragungsfehler kommen, erhält Frau Müller automatisch eine Fehlermeldung per E-Mail. So hat sie stets den aktuellen Überblick über den Kursfortschritt aller Teilnehmer.
Alle Vorteile auf einen Blick
- Synchronisation von Kurs- und Mitgliedsdaten zwischen Umantis und ILIAS
- Fehlerbenachrichtigung bei Übertragungsfehlern
- Stets aktuelle Informationen zu Kursen und Teilnehmern
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse minimieren den manuellen Aufwand.