Excel-Tabellen in Datenbank-Anwendungen migrieren

Wir sind aufrechte Bewunderer der Software Excel. Excel ist der große Do-IT-Yourself Baukasten, mit dem man Tabellenkalkulation und Datenverwaltung für beliebige Themengebiete betreiben kann. Die bereitstehenden Funktionen und Formeln sowie die Erstellung von Makros eröffnen Möglichkeiten, die den Arbeitsalltag schnell erleichtern und leicht anwendbar sind. Wir nutzen Excel selber und fangen auch heute immer wieder neue Datensammlungen und Kalkulationen in Excel an. Der Erfolg von Excel birgt zum anderen jedoch die Gefahr, historisch gewachsene Tabellenkalkulationen auch noch zu nutzen, wenn ein Umstieg auf eine datenbankgestützte Lösung die Arbeit bereits lange erleichtern würde.

Grenzen einer Excel-Tabelle

Typisch für Excel-Tabellen sind erfahrungsgemäß zwei Verläufe: Nur kurzfristig genutzte Tabellen haben ihren Zweck erfüllt und waren das beste Werkzeug, um eine konkrete Aufgabe mit einer gewissen „Hands-on-Mentalität“ zu erledigen. Daneben gibt es aber auch langfristig sehr erfolgreich eingesetzte Tabellen,  mit denen immer wiederkehrende Funktionen abgewickelt werden. Diese wachsen dann im Laufe der Zeit und werden unübersichtlich sowie fehleranfällig bei gleichzeitig steigender Bedeutung für die Geschäftsabläufe. Ein häufiges Argument für das Ende einer Excel-Lösung ist auch die umständliche Handhabung im Multi-User-Betrieb und damit verbundene Hemmnisse im Arbeitsalltag der mit der Lösung arbeitenden Personen.

Rollen- und Rechtemanagement

Wir helfen Ihnen, solche etablierten Excel-Anwendungen in PHP-basierte Web-Applikationen zu überführen. Diese können dann durch professionelle Backup-Lösungen, ein Revisionsmangement und ein Rollen- und Rechtekonzept professionell neu bereitgestellt werden. Die Bedienung erfolgt dann nicht mehr im kompletten Datenbestand durch zeilenweise Bearbeitung von Werten oder handgestrickte Formular, sondern über Webmasken, die relationale MySQL-Tabellen befüllen. Gewünschte Auswertungen und Visualisierungen können in der Software hinterlegt werden, ebenso wie wir Schnittstellen zu datenerzeugenden Systemen (Messinstrumente, Mikro-Controller, Produktionssysteme) schaffen können oder einen Export für weiterverarbeitende Softwareeinheiten bereitstellen können.   

Praxis-Beispiel

Einer unserer Kunden wollte auf hemdsärmelige Weise wissen, welchen Deckungsbeitrag einzelne Unternehmensbereiche zum Erfolg des gesamten Unternehmens leisten. Im ersten Jahr legte er hierzu eine Excel-Tabelle an, in der alle Mitarbeiter des Unternehmens (ca. 30 Mitarbeiter) inkl. ihrer Gehaltskosten, bestehend aus Brutto-Gehalt sowie AG-Sozialversicherungszahlungen, aufführte. Da die Personalkosten der mit Abstand größte Posten des Unternehmens war, gingen die Personalkosten als einzige Kosten in die Berechnung des Deckungsbeitrags ein. Die Umsätze erzielte das Unternehmen in mehreren Geschäftsbereichen, wobei  die Umsätze eines jeden Geschäftsbereichs noch einmal stark differenziert auf verschiedenen Erfolgskonten verbucht wurden.

Der erste Schritt zur Errechnung von Deckungsbeiträgen war die Gegenüberstellung von Umsatz je Geschäftsbereich mit den Kosten je Geschäftsbereich. Hierzu werden die Gehälter der Mitarbeiter über einen frei definierbaren Schlüssel auf die Geschäftsbereiche aufgeteilt. Das Ergebnis sind dann Deckungsbeiträge in verschiedener Zusammennsetzung (einzelne Monate, kumuliert für Monate, ganze Jahre, einzelne Geschäfstbereich, mehrere Geschäftsbereiche zusammengezogen) , die Ausschluss über die finanzielle Effizienz der Abteilungen gibt. Nachdem über diesen Mechanismus über mehrere Jahre überprüft werden konnte, ob sich getroffene Maßnahmen in einzelnen Geschäftsbereichen positiv auswirkten, wurde die Tabellenkalkulation aufgrund von Mitarbeiterfluktuation und Zuwachs sowie stetiger Änderungen anderer Größen immer unübersichtlicher und schwerer zu bedienen.

Effizienter mit passender Software

Wir überführten diese Kalkulation dann in eine kleine Webanwendung, in die sowohl Mitarbeitergehälter als auch Umsätze importiert werden können. Dauerte die monatliche Pflege und Evaluierung der Werte mit der Excel-Tabelle noch ca. 2h monatlich, ist die Webanwendung mit 15min monatlich vollkommen ausreichend zu bedienen und stetig aktuell. Bereits nach nur 9 Monaten hatte sich die Investition von ca. 2PT in die Entwicklung des Tools bereits gelohnt und erbringt künftig monatlich ca. 1,75h Zeitersparnis, die anderweitig investiert werden können.


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