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USE CASE: Reporting im Filial-Einzelhandel

Die Funktionsweise des Reporting-Plugins möchten wir gerne am Beispiel eines Filial-Einzelhändlers erläutern.

Die SchickeWaren AG betreibt ein Filialnetz für Modeartikel und ist in beinahe jeder größeren und mittleren Stadt in Deutschland mit einer Filiale vertreten. Die Geschäfte laufen prächtig, doch die Einführung eines neuen Kassensystems  erfordert eine Schulung der deutschlandweit verteilten Mitarbeiter. Es werden viele Optionen in Erwägung gezogen, doch letztlich entscheidet man sich, ILIAS zur Distribution eines eTrainings, in dem wichtige Grundlagen in der Bedienung des Kassensystems vermittelt werden, zu nutzen. Die Weiterbildungsabteilung nimmt gemeinsam mit der Databay AG die zum Szenario passende Konfiguration von ILIAS vor.

Filialleiterin Sabine Schmitz wird über das Vorgehen informiert und soll dafür Sorge tragen, dass ihre Mitarbeiter das eTraining erfolgreich absolvieren. Notwendige Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass sie verlässliche Daten hierzu erhält. Dank des Reporting-Tools der Databay AG findet Frau Schmitz diese Daten in ILIAS exakt für die Mitarbeiter ihrer Filiale aufbereitet. Sie ist erfreut zu sehen, dass Thomas Topverkäufer das eTraining prompt nach Aufforderung durchgearbeitet hat und die Kunden bestens geschult weiter bedienen kann. Luisa Langsam hingegen hat auch eine ganze Woche nach Aufforderung noch keine Mühe investiert und wird von Frau Schmitz freundlich erinnert, das eTraining zu absolvieren.

Dies ist auch notwendig, da in der nächsten Woche ihr Vorgesetzter Guido Gebietsleiter seinen monatlichen Besuch in der Filiale angekündigt hat. Guido Gebietsleiter informiert sich regelmäßig in ILIAS über die Lernfortschritte der Filialen. Dabei ist für ihn weniger interessant, welcher einzelne Mitarbeiter bereits gelernt hat oder noch lernen muss, sondern vielmehr, wie der Gesamtstand seiner Filialen ist. Laut Reporting  haben in 4 von 10 Filialen alle Mitarbeiter gelernt. Die Leiter der anderen Filialen wird er darauf hinweisen, dass noch einige Mitarbeiter das eTraining durchführen müssen. Schließlich hat auch Guido Gebietsleiter noch Vorgesetzte, die über das Reporting Lernstatistiken seines Gebiets einsehen können.

Und so sieht es aus…

Das Berichtswesen der Databay AG wird als neuer Menüpunkt in ILIAS eingefügt. Im oberen Bereich sieht man einen Organisationsbaum, der die Unternehmenshierarchie abbildet. Er kann als Filter für die Lernfortschrittsdaten genutzt werden. Diese werden gemäß der gewählten Hierarchieebene tabellarisch angezeigt und können nach verschiedenen Gesichtspunkten weiter gefiltert werden.

Lernstandsdaten in ILIAS

ILIAS bietet zahlreiche Möglichkeiten, Wissen über verschiedene Lernmodule oder Tests zu vermitteln. Dabei werden die Lernfortschritte und Zugriffe der Lerner erfasst und für spätere Auswertungen protokolliert.

Diese Lernstände der Lerner können standardmäßig von ILIAS-Nutzern mit entsprechenden Rollen und Rechten innerhalb des Lern-Management-Systems eingesehen werden. So sehen bspw. die Tutoren eines ILIAS-Kurses die Fortschritte der Teilnehmer für den gesamten Kurs oder auch für einzelne, enthaltene Lernmodule bzw. eTrainings bis hin zu den Antworten der Lerner in ILIAS-Tests. Im universitären Umfeld ist ein solcher Aufbau passend, da bspw. Professoren oder andere Lehrstuhlmitarbeiter sowohl Lernangebote erstellen als auch die Leistungskontrolle durchführen.

Reporting nach Organisationseinheiten

Mit Hilfe des Reporting-Plugins wird der klassische ILIAS-Ansatz, dass alleine der Anbieter und mögliche Betreuer des Lernangebots eine Einsichtsmöglichkeit in den Lernfortschritt der Teilnehmer hat, aufgebrochen. In ILIAS erfasst Daten werden für unterschiedliche weitere Zielgruppen, wie sie typischerweise in Unternehmen vorkommen, in verschiedenen Aggregationsstufen aufbereitet und zugänglich gemacht. Während für einen Filialleiter eines Handelsunternehmens noch wichtig ist zu wissen, welcher seiner Mitarbeiter ein eTraining absolviert hat, ist für den Regionalleiter vielleicht nur noch interessant, welchen Zielerreichungsgrad in Prozent seine 10 untergeordneten Filialen aktuell haben. Die Aggregation vorhandener Daten erfolgt durch verschiedene Standard-Berichte, die mit dem Reporting-Plugin ausgeliefert werden.

Die Technik – What we need…

Um ein Reporting nach Organisationseinheiten zu ermöglichen, müssen entsprechende Daten zum Aufbau einer Unternehmenshierarchie in ILIAS eingepflegt werden. Diese Information kann bspw. aus einem AD-Umfeld oder entsprechenden Export-Dateien einer Personalverwaltungssoftware kommen. Einzelnen Personen werden dann Sichtrechte auf Lernfortschrittsdaten der ihnen hierarchisch unterstellen Mitarbeiter eingerichtet. Selbstverständlich sind wir in der Lage, hierbei auf die Anforderungen unserer Kunden einzugehen und  individuelle Rechtesysteme zu konfigurieren.

Reporting nach Organisationseinheiten

Mit Hilfe des Reporting-Plugins wird der klassische ILIAS-Ansatz, dass alleine der Anbieter und mögliche Betreuer des Lernangebots eine Einsichtsmöglichkeit in den Lernfortschritt der Teilnehmer hat, aufgebrochen. In ILIAS erfasst Daten werden für unterschiedliche weitere Zielgruppen, wie sie typischerweise in Unternehmen vorkommen, in verschiedenen Aggregationsstufen aufbereitet und zugänglich gemacht. Während für einen Filialleiter eines Handelsunternehmens noch wichtig ist zu wissen, welcher seiner Mitarbeiter ein eTraining absolviert hat, ist für den Regionalleiter vielleicht nur noch interessant, welchen Zielerreichungsgrad in Prozent seine 10 untergeordneten Filialen aktuell haben. Die Aggregation vorhandener Daten erfolgt durch verschiedene Standard-Berichte, die mit dem Reporting-Plugin ausgeliefert werden.